Was ist eigentlich Mietvertragsmanagement?

MietvertragsmanagementBei dem Wort „Mietvertragsmanagement“ denkt so mancher sofort an große Vermieter, die viele Läden, Büros oder Wohnungen im Angebot haben. Das ist richtig, aber nur die halbe Wahrheit. Denn auch ein Mieter kann Mietvertragsmanagement betreiben. Hat er mehrere Mietverträge unterzeichnet – hierzu zählen auch Untermietverträge -, muss er diese auch verwalten. Dafür braucht er ein Mietvertragsmanagement, das dafür sorgt, dass der Mieter Vertragslaufzeiten im Blick hat, keine Frist verpasst, nicht mehr bezahlt als nötig und darüber hinaus noch strategische Entscheidungshilfen durch regelmäßige Reportings erhält. Genaugenommen sprechen wir hier von einem Anmietvertragsmanagement. Der Begriff beschreibt genau, um welche Mietverträge es sich handelt. Da er etwas sperrig klingt, hat er sich im deutschen Sprachgebrauch nicht durchgesetzt. Viel verbreiteter dagegen ist der Anglizismus „Corporate Real Estate“. Dieser macht deutlich, dass es sich um firmeneigene Objekte handelt. Dabei ist es unerheblich, ob die Objekte im Eigentum des Unternehmens stehen oder angemietet sind.

Warum Mietvertragsmanagement und nicht Mietvertragsverwaltung?

Durch effektives Management der Verträge können wirtschaftliche Erfolge erzielt werden. Deshalb wird zwischen dem einfachen Verwalten der Dokumente und dem Mietvertragsmanagement unterschieden. Ziel ist es, Fristen stets einzuhalten, kostenoptimiert zu handeln und aus der Erfahrung mit bestehenden Mietverträgen zu lernen. Ein Beispiel ist die Regelung von Reparaturen, die einmal formuliert und dann in alle relevanten Verträge aufgenommen wird. Ein Mietvertragsmanagement ist daher weitreichender als eine reine Vertragsverwaltung. Durch Controlling der Betriebskostenabrechnungen, Ausübung von Optionen, Inanspruchnahme von Verlängerungsklauseln und Untervermietung von Restflächen kann ein Mieter darüber hinaus Einnahmen generieren und Kosten senken.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

Ihr Kontakt

Für wen ist ein Mietvertragsmanagement geeignet?

Grundsätzlich können alle gewerbliche Mieter von einem effektiven Mietvertragsmanagement profitieren. Allerdings sollten Kosten und Nutzen in einem angemessenen Verhältnis stehen. So kann der Optiker, der Galerist oder der Inhaber einer Boutique einen einzelnen Mietvertrag durchaus selbst verwalten. Bei mehr als einem Objekt wird die Vertragsverwaltung schon komplexer. In Zeiten von Excel ist jedoch auch dies keine große Schwierigkeit mehr.

Ab dem 8. Mietvertrag ist der Mietvertragsinhaber gut beraten, wenn er eine geeignete Software oder Datenbank für die Betreuung der Verträge zu Hilfe nimmt. Hier bietet sich Software-as-a-Service als Lösung an, bei der die Software gegen eine nutzungsabhängige Gebühr als Dienstleistung genutzt wird.

Die meisten gewerblichen Mietverträge werden von Filialisten und Franchisenehmern abgeschlossen. Filialisten sind Ladenketten mit mindestens 25 Mietverträgen, die meist aus der Bekleidungs-, der Möbel oder der Parfümeriebranche kommen. Seit einiger Zeit ist die Systemgastronomie ein stark wachsendes Flächennutzungssegment. Coffee Shops, Quickservice Restaurants, Slow Food oder Fine Dining sind Formen, welche ein stimmiges Konzept und System aufweisen und sich rasant verbreiten. Die Geschwindigkeit, mit der diese Branche wächst bedeutet für die Betreiber eine wirtschaftliche Chance. Gleichzeitig birgt sie Risiken, wenn die genutzten Flächen keinem professionellen Management-System zugeführt werden.

Die Erfahrung zeigt, dass Filialisten und Franchisenehmer mit einem professionellen Mietvertragsmanagement nicht nur das Risiko versäumter Fristen oder gar eines Standortverlustes umgehen. Vielmehr erhalten sie mit den aus den Verträgen generierten Daten eine Grundlage, auf deren Basis sie strategische Standortentscheidungen treffen können.

Wo ist das Mietvertragsmanagement in einem Unternehmen angesiedelt?

Das Mietvertragsmanagement bildet in der Regel einen eigenen Bereich im Unternehmen. Je nach Anzahl der Mietverträge empfiehlt es sich, diese Abteilung direkt in eine eigene Firma auszulagern oder zumindest möglichst unabhängig vom Tagesgeschäft des Unternehmens zu organisieren. Meist hat das Mietvertrags- und Propertymanagement eine Sonderstellung im Unternehmen und ist der Abteilung des Expansionsmanagements zugeordnet, wo es direkt der Geschäftsleitung unterstehen sollte.

Die Eigenständigkeit des Bereichs Mietvertragsmanagement erfordert funktionierende Schnittstellen zu den anderen Bereichen der Firma, wie Buchhaltung und Personalabteilung. Um in einem Unternehmen ein intaktes und qualitativ hochwertiges Mietvertragsmanagement zu installieren, das Kosten senkt und Risiken minimiert, ist die Zusammenarbeit mit angrenzenden Bereichen essentiell.

Warum beschäftigen wir uns mit Mietvertragsmanagement?

Unsere Erfahrung am Markt zeigt, dass das Mietvertragsmanagement in vielen Unternehmen nicht optimal ausgeführt wird. Meist ist das Tagesgeschäft so vordringlich, dass das Management der Verträge nur nebenbei läuft. Aussagen wie „Das macht das Sekretariat mit“ oder „Unser Praktikant betreut die Excel-Tabelle“ haben wir schon oft gehört. Auch lange Laufzeiten sind oftmals eine Begründung dafür, keine Ressourcen für das Management von Verträgen zu schaffen.

Aus unserer Sicht mag das für eine Anzahl von unter 8 Verträgen eine praktikable Herangehensweise sein. Mehren sich die Mietverträge, so tut der Inhaber gut daran, das Risiko zu minimieren. In den Verträgen schlummern häufig versteckte Risiken, beispielsweise Fristen für die Ausübung der Verlängerungsklausel oder ein Optionsrecht. Im schlimmsten Fall läuft ein Mietvertrag unbemerkt aus und der Standort geht für immer verloren.

Die Gefahr eines Standortverlustes haben viele Franchisegeber erkannt. Als Reaktion werden Mietverträge zunehmend zentral verwaltet. Franchisenehmer, die ihre Mietverträge selbst verwalten, müssen sich hier stärker professionalisieren. Jedoch gilt es Hürden zu überwinden. Wo Vermieter aus einer großen Anzahl softwarebasierter Lösungen zur professionellen Mietvertragsverwaltung wählen können, steht Mietern oder Corporate Real Estates eine verschwindend geringe Zahl von Angeboten zur Verfügung. Viele große Unternehmen haben sich deshalb mit kostspieligen Eigensystemen beholfen oder bestehende Vermietersysteme auf Mietersysteme umprogrammiert.

Unser Anliegen ist es, den Mieter so weit zu professionalisieren, dass er nicht nur Kosten einspart, sondern Einnahmen erzielt. Dazu bedarf es mehr als einem Bauchgefühl, wann ungefähr ein Mietvertrag ausläuft. ComLex ermöglicht Mietern mithilfe eines professionellen Mietvertragsmanagements zum richtigen Zeitpunkt faktenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Dazu gehört für uns auch, Kunden über wichtige Änderungen in der Handhabung von Mietverträgen zu informieren. Die neue Bilanzierungsregelung IFRS 16 beispielweise zwingt betroffene Unternehmen dazu, ihre Mietverträge zu bewerten und zu bilanzieren. Dies kann nur dann effizient geschehen, wenn alle Daten korrekt erhoben wurden. Alle wichtigen Informationen zur neuen Bilanzierung können Sie unter „Leistungen/Preise“ „IFRS 16 Umstellung“ nachlesen.

Vereinbaren Sie ein Informationsgespräch zu IFRS 16

Ihr Kontakt

Vor- und Nachteile eines professionellen Mietvertragsmanagements

Für Unternehmen, die das Management ihrer Mietverträge hausintern abwickeln möchten bedeutet dies oftmals, dass neue Bereiche geschaffen werden müssen. Bestehende Prozesse werden dabei hinterfragt und gegebenenfalls nicht weiter genutzt, neue Schnittstellen entstehen. Zudem muss das Personal entsprechend geschult sein, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Die Alternative besteht in der Auslagerung des Mietvertragsmanagements zu einem entsprechenden Dienstleister. Diese Lösung spart einem Unternehmen Zeit und Geld, da kein eigenes Personal bereitgestellt werden muss. Mitarbeiter, die bislang mit der Verwaltung der Mietverträge betraut waren, werden von einer Aufgabe befreit, für die sie möglicherweise nicht geschult worden sind. Sie können sich wieder auf das eigentliche Kerngeschäft konzentrieren. Zudem minimieren Firmen das Risiko, das mit einer nicht effizient ausgeführten Mietvertragsverwaltung einhergeht. Da die Kosten für die Auslagerung des Vertragsmanagements nutzungsabhängig sind, können zusätzlich Ausgaben eigespart werden.

Ein funktionierendes Mietvertragsmanagement-System stellt gleichzeitig eine Wissensbasis dar. Mietverträge bedeuten meist eine langfristige Bindung von Mieter an Vermieter und überdauern daher häufig die Angestelltenverhältnisse. Die Gefahr, dass Wissen bei einem Personalwechsel verloren geht, ist groß. Vergleicht man ein Vertragsmanagement mit einem Staffellauf, so sollte die Übergabe sämtlicher Informationen und Daten an den Nachfolger möglich sein, ohne dass nachfolgende Prozesse ins Stocken geraten.

Mietvertragsmanagement-Systeme ermöglichen es ihren Kunden jederzeit Entscheidungen mit Weitsicht zu treffen. Regelmäßige Reportings informieren Entscheidungsträger über Laufzeiten, Fristen und Kosten. Die Informationen zu den Mietverträgen sind dabei von verschiedenen Endgeräten aus abrufbar.

Was kann ich mit einem professionellen Mietvertragsmanagement erreichen?

Ein professionelles Mietvertragsmanagement dient als Informationslieferant für Mietvertragsverhandlungen und darüber hinaus als Steuerungsinstrument für strategische Entscheidungen. Einsparpotenziale bietet die damit verbundene Prüfung von Betriebs- und Heizkostenabrechnungen.

Letztendlich ermöglicht ein Mietvertragsmanagement dem Mieter durch regelmäßige Information und ständige Verfügbarkeit der vertraglichen Details mit dem Vermieter auf Augenhöhe zu verhandeln. Dies erleichtert einen regelmäßigen Kontakt und ist förderlich für ein gutes Mietverhältnis.

Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen Termin zum Kennenlernen.

Wir freuen uns auf Sie!

Ihr Kontakt